Il est préférable d'être au moins 2 animateur.trice.s. L'un.e à la prise de notes et l'autre à l'animation et distribution de la parole. Ces rôles peuvent être inversés en cours de réunion. Une troisième personne peut être en renfort sur le respect du temps.
Préparer en amont
Préparer l'ordre du jour en estimant le temps nécessaire pour chaque partie pour pouvoir réajuster sur le moment si besoin.
Il est conseillé de préparer le document de prise de notes (le PAD) : noter la date et l'heure de la réunion, noter l'ordre du jour, noter les grandes parties qui composent la réunion pour faciliter la prise de note.
Voici un exemple de structuration d'un pad :
Prévoir 10 à 15 minutes d'accueil technique des participants avant l'heure de démarrage pour permettre aux participants de tester la vidéo et le micro.
Envoyer la veille un mail pour indiquer :
- le lien d'accès à la réunion complété par l'accès en mode téléphone pour une réunion zoom
- le lien d'accès au document en ligne de prise de note qui comporte l'ordre du jour
- la possibilité de se connecter 10 min avant pour régler les détails techniques de connexion
Accueillir
Inviter chaque participant à indiquer son nom, sa fonction dans la partie du document prévue à cet effet. Sur la plupart des PADS il y a une numérotation à gauche qui permet d'indiquer plus facilement l'emplacement (si la numérotation n'est pas active, cliquez sur l'icône « roue crantée » en haut à droite du PAD et cochez la case « numéro de ligne »).
Inviter chaque participant à noter son nom dans la barre en haut à gauche du PAD (3 silhouettes) pour pouvoir identifier qui écrit.
En complément de la visio et du document de prise de note partagée, il est conseillé d'utiliser le chat ou fil de discussion généralement proposé par le service de réunion à distance. Ce fil de discussion peut permettre aux participants de signaler des problèmes techniques, de poser des questions. Les animateur.trices, peuvent y indiquer le lien vers le document de prise de note en ligne.
Introduire
- Donner les consignes de prises de parole pour fluidifier les échanges : couper son micro lorsque l'on ne parle pas, s'inscrire sur le PAD pour demander la parole en identifiant l'endroit où ils doivent s'inscrire (voir paragraphe « donner la parole »).
- Donner l'ordre du jour et l'heure de fin prévue.
- Présenter qui anime la réunion
- Inviter chacun.e à compléter les prises de notes.
Lancer le tour de table
Les difficultés dans les réunions à distance résident souvent dans la prise de parole : personne ne se lance ou alors plusieurs personnes se lancent en même temps. Pour faciliter le premier tour de table, il est conseillé de donner la parole dans l'ordre d'arrivée des inscrits (voir paragraphe « Accueillir »).
Donner la parole
Rappeler régulièrement que pour faciliter les prises de parole, les participants sont invités à inscrire leur prénom sur le PAD. Toutefois, si toutes les personnes utilisent la visio Zoom ou Teams, il est possible d'utiliser la fonction « lever la main » du logiciel.
Lorsque l'animateur.trice distribue la parole, il/elle peut conseiller aux personnes d'indiquer quand elles ont fini de s'exprimer par la formule « je laisse la parole ». Cela permet de gérer les silences parfois nécessaires quand on s'exprime sans être coupé par une autre prise de parole.
Il est également utile d'inviter chacun.e à donner son prénom au début de son intervention pour les personnes qui suivraient la réunion par téléphone.
Intégrer des séquences de contribution écrite
En fonction des objectifs de la réunion, il peut être utile de prévoir des temps individuels de contribution écrite sur un document partagé en ligne. Il est conseillé de demander aux personnes d'écrire leur prénom devant leur contribution (très pratique pour les comptes-rendus). Il est important d'avoir préparé en amont le document de prise de note.
Veiller au respect du temps
Les tours de table, soit de présentation soit de contribution, peuvent être très longs. Il est important que l'un.e des animateur.trices veille au temps.
Faire une pause
Si la réunion dure au-delà de 3h, il est conseillé d'inclure une pause de 5/10 minutes.
Conclure
Il est possible de prévoir un temps d'évaluation brève : prise de parole ou contribution écrite.
C'est aussi le moment, si nécessaire, de discuter de la date du prochain rendez-vous.
Cette évaluation peut être plus complète en indiquant sur le document collaboratif support à la réunion un lien vers un formulaire en ligne (tel que Framaforms) ou en utilisant le cas échéant les outils de sondage inclus dans le logiciel de visioconférence (à l'image de ce que propose Zoom).
Compte-rendu de la réunion
Le PAD peut servir de compte-rendu de la réunion. Nous vous invitons alors à « nettoyer » le document : coquilles de prise de note, réorganisation légère de la prise de note et suppression des couleurs de contribution.
Pour enlever l'ensemble des couleurs des contributions, il faut cliquer sur l'icône de l'oeil barré dans la barre en haut du PAD.
Lorsque le PAD comporte les notes de plusieurs réunions et/ou différents catégories d'information, il est utile de créer un sommaire en haut du PAD.